Tanulószervezetek és tudásmenedzsment

Kiinduló helyzet
Folyamatok
A folyamatszervezés elvei
Tanulás és a tanulás tanulása
Tudás, a legfontosabb termelési tényező

Kiinduló helyzet

A piacok gyorsuló globalizálódása miatt a vállalatok arra kényszerülnek, hogy alapvetően megváltoztassák egész szervezetüket. Az új gondolkodásmódot és új együttműködési formákat követelő újszerű és komplex feladatoknak csak úgy lehet megfelelni, ha más perspektívákat alkalmazunk a vállalat ialakításánál.

Ha a komplex és kihívó feladatokat a hagyományos funkcionáli struktúrában próbáljuk megoldani, akkor ez feltétlenül gondokat okoz, amelyek nemkívánatos következményekkel járó öndinamikát gerjesztenek:

  1. tevékenységi fókusz hiánya,
  2. minőségromlás,
  3. pontatlan illetékességek és kompetenciák,
  4. információs és kommunikációs problémák,
  5. hosszabb átfutási idők,
  6. demotivációs tendenciák,
  7. kiégési szindróma stb.

Folyamatok

Az új szervezeti kezdeményezések azon a felfogáson alapulnak, hogy a szervezeti felépítés (szervezés) leglényegesebb feladata a munkafolyamatok optimális támogatása. A vállalatot többé nem épületnek, hanem folyónak tekintjük. A funkciókban való gondolkodás folyamatokban való gondoskodássá változik. A folyamat fogalma a következőképpen írható le.

A folyamat számos tevékenységből áll, amelyek emberek, gépek anyagok
és eljárások együttműködésével az ügyfél számára egy meghatározott
értéket hoznak létre. A folyamatnak három alapvető ismérve van:

  1. a folyamat számos tevékenységből áll,
  2. a folyamat mindig belső vagy külső „beszállítóval” és „ügyféllel”
    rendelkezik.
  3. a folyamat általában független a formális szervezeti struktúrától
    és a földrajzi határoktól, a funkciókat átfedő, túllépő jellegű.

A folyamatszervezés elvei

A horizontális szervezésben (folyamatszervezés) az előtérben már nem az osztályok, beosztások és részfeladataik állnak, hanem olyan teamek és személyek, akik az egész folyamatért felelősek (process owner), és a kapcsolódási pontok (interfészek) áthidalásával foglalkoznak. A következő elvek a leglényegesebbek:

1. A szervezeti felépítés irányuljon a folyamatok, és ne a
hierarchia támogatására.

2. Egyszerűbb hierarchia a hierarchikus szabályozás
csökkentésével, fix szabványok és semmi értékteremtő tevékenység.

3. Folyamatorientált felelősség- és kompetenciaterületek
hozzárendelése a funkcionális helyett.

4. A piaci követelményekből vezessük le a teljesítménycélok
megfogalmazását.

5. Egyének helyett teamek mint elsődleges vállalati szervezeti
forma.

6. Ne legyen szigorú szétválasztás a megrendelés és a kivitelezés
között.

7. Általános átlátás a specializálódás helyett.

8. A munkatársak átfogó és önálló informálása, nem csak kérdésekre
adott információ.

9. Intenzív beszállítói és ügyfélorientáció az egész vállalaton
belül, nem csak az érkezési és kivitelezési részlegeknél.

10. Koncentráció az interfészek kezelésére.

Tanulás és a tanulás tanulása

Ahhoz, hogy a kitűzött változtatások fáradtságos munkáját a munkatársak és a vezetők hatásosan végezhessék, minden szinten komoly tanulási folyamatok szükségesek, amelyek – és ez különösen új – a kollektív tanulási síkban találhatók és részei a mindennapi alapfolyamatoknak.

A csinálva tanulás (learning by doing) ismét integrálódik a munkafolyamatba, és ez már egy régi követelmény. A tanulás és a tanulás tanulásának képességét egy tudatosan hasznosítandó és szabályozandó erőnek tekintjük. A transzferrel kapcsolatban így nincsenek gondok, ugyanis a tanultakat közvetlenül átültetjük a gyakorlatba, ellenőrizhetjük őket és igazíthatunk rajtuk.

A komplex változások nemcsak szárnyakat adó motivációt gerjesztenek, hanem nyugtalanságot és félelmet is, megbénítják az olyan sürgősen szükséges motivációs erőt, nemcsak a vezetőknél, hanem a munkatársaknál is. A nagy horderejű változások jelentős energiamennyiséget szabadítanak fel, amelyet szabályozni kell.

A tanuló szervezet és a tudásmenedzsment fogalmak a késői 90-es évek legemlékezetesebb címszavai közé tartoznak azoknál, akik ezzel a változási témával foglalkoztak. Differenciált megfontolásokat tartalmaznak a következő kérdésekhez:

  1. Hogyan változtatják az emberek az észlelési és viselkedési mintájukat a tapasztalatok hatására?
  2. Hogyan tanulnak az emberek?
  3. Miben különbözik az individuális tanulás a kollektív tanulástól?
  4. Mit kell tenni ahhoz, hogy teamjeink rövid időn belül tanuló szervezetté váljanak?
  5. Melyik tudást elemeztük és tároltuk a vállalatnál?
  6. A munkatársak meglévő tudását egymással összekötve alkalmazzuk?
  7. Fel tudjuk rugalmasan osztani a meglévő tudást?
  8. Milyen beavatkozási lehetőségek vannak arra, hogy lehetővé tegyük a teamben, a kollektívában a tanulást úgy, hogy az közvetlenül
    hasznot és értékteremtést eredményezzen?

Ahogyan Chris Argyris megfogalmazta, aki a tanuló szervezetek
koncepció alapítói közé tartozik: „Az a célom, hogy olyan tudást
bocsássak rendelkezésre, amely cselekvéssé alakulhat, amellyel
tanuló szervezeteket lehet felépíteni. Az ilyen szervezetekben
mindenekelőtt az értékelhető tudást, a személyes felelősségre való
hajlandóságot és az effektív tanuláshoz és cselekvéshez való
akaratot kell keresni.”

Tudás, a legfontosabb termelési tényező

Az új tanulmányi folyamatok kifejlesztésének egyik lényeges feltétele az internet-intranet technológiák alkalmazása. Beigazolódott, hogy az internet és az intranet bevezetése után hamarosan jelentősen javult a munkatársak, ügyfelek, és beszállítók kommunikációs magatartása. Az intranet alkalmazásával a munkatársak bármikor és pillanatok alatt meglepő mennyiségű információhoz férhetnek hozzá. Új kommunikációs csatornák alakulnak ki, amelyek megingatják a hierarchikus szervezeti struktúrákat.

Az a véleményünk, hogy a most folyó viták nem a szokásos „óbor új palackban” címkével ellátott dolgok, hanem a gondolkodási folyamatok új generációjának tekinthetők. Ez az elgondolás azon az elképzelésen alapszik, hogy a funkcionális struktúrájú szervezet tanulási képessége csak korlátozottan fejlődhet, és akadályozza a kollektív tanulást.

Csak a folyamatorientált szervezeti struktúrába való átmenet során bontakozhat ki a tanulási potenciál, és megindul az egész vállalat fejlődése. A szervezeti tanulás és az új technológiák kapcsolata előtérbe helyezi a vállalat tanulási potenciálját.

A cikk eredetije a Menedzsment Fórumon olvasható.